Unter der Abkürzung GoBD in der Finanzbuchhaltung stehen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, an die sich Unternehmer halten müssen, um rechtssicher zu arbeiten bzw. zu dokumentieren.
In der digitalen Unternehmenswelt sind steuerrelevante Daten nicht mehr ausschließlich auf Papier zu finden. Rechnungen, Belege, Buchhaltungsdaten und viele weitere Informationen liegen digital vor – und genau hier setzt die GoBD an. Sie ist das zentrale Regelwerk der Finanzverwaltung, das die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung elektronischer Daten definiert. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur eine Betriebsprüfung mit unangenehmen Folgen, sondern auch die Verwerfung der Buchführung – was im schlimmsten Fall zu Steuernachzahlungen führt.
Die GoBD ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Sie konkretisiert die Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 145–147 AO) an die IT-gestützte Buchführung. Ziel ist das Sicherstellen, dass digitale Buchführungsdaten jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar und prüfbar sind.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche – also sowohl für Kapitalgesellschaften als auch für Einzelunternehmer, Freiberufler, Start-ups oder Kleinunternehmer, sofern sie Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder doppelte Buchführung betreiben.
Die 10 zentralen GoBD-Grundsätze
Ein GoBD-konformes Unternehmen sollte diese Grundsätze in der täglichen Praxis einhalten:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit:
Alle Prozesse müssen dokumentiert und für einen sachverständigen Dritten (z. B. Betriebsprüfer) nachvollziehbar sein. - Vollständigkeit:
Alle relevanten Buchungsdaten und Unterlagen müssen vollständig erfasst werden – keine Lücken, keine Auslassungen. - Richtigkeit:
Die Aufzeichnungen müssen sachlich und rechnerisch korrekt sein. - Zeitgerechte Erfassung:
Geschäftsvorfälle sind möglichst zeitnah zu erfassen:- Bei Bargeschäften: täglich
- Bei unbaren Geschäftsvorfällen: innerhalb von 10 Tagen
- Ordnung:
Eine strukturierte Ablage und Buchungssystematik ist Pflicht – kein „digitales Chaos“. - Unveränderbarkeit:
Originaldaten dürfen nachträglich nicht manipulierbar sein. Änderungen sind nur dokumentiert und nachvollziehbar erlaubt. - Sicherstellung des Datenzugriffs:
Die Finanzbehörde muss auf Wunsch auf die Daten in drei Formen zugreifen können:- Z1: Unmittelbarer Zugriff
- Z2: Mittelbarer Zugriff durch das Unternehmen
- Z3: Datenträgerüberlassung
- Maschinelle Auswertbarkeit:
Die digitalen Daten müssen so strukturiert sein, dass sie maschinell ausgewertet werden können – z. B. in einem GDPdU-konformen Format. - Aufbewahrungspflicht:
Je nach Dokument gelten Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren, auch für E-Mails mit steuerlichem Bezug. - Verfahrensdokumentation:
Eine schriftliche Dokumentation aller relevanten Prozesse ist zwingend notwendig, z. B. für die Belegerfassung, Rechnungseingang/-ausgang, Datenarchivierung mittels Einsatz von Software
Was Unternehmer konkret umsetzen müssen
1. Digitale Belege richtig archivieren
- Keine Belege dürfen verloren gehen.
- Belege müssen digital lesbar, maschinell auswertbar und revisionssicher gespeichert sein.
- E-Mail-Rechnungen müssen in elektronischer Form archiviert werden – Ausdruck reicht nicht aus.
2. Einsatz von GoBD-konformer Software
- Verwenden Sie Buchhaltungs-, Kassen- und ERP-Systeme, die GoBD-konform arbeiten.
- Achten Sie auf Zertifizierungen und Aussagen der Hersteller.
3. Verfahrensdokumentation erstellen
- Beschreiben Sie in einem internen Dokument, wie Ihre Prozesse zur Belegverarbeitung, Buchung, Ablage, Sicherung und Archivierung ablaufen.
- Diese Dokumentation muss stets aktuell sein.
4. Regelmäßige Datensicherungen
- Sorgen Sie für eine regelmäßige, automatisierte und prüfbare Datensicherung.
- Backups müssen ebenfalls unveränderbar und wiederherstellbar sein.
5. E-Mails mit steuerlichem Inhalt archivieren
- E-Mails mit Rechnungen, Angeboten oder steuerrelevanten Informationen müssen GoBD-konform archiviert werden – inklusive Anhang und E-Mail-Text.
6. Schulung der Mitarbeiter
- Alle Mitarbeiter, die mit Buchhaltung, Kasse oder Belegen zu tun haben, müssen mit den GoBD vertraut sein.
- Sensibilisieren Sie Ihre Teams für die Risiken bei fehlerhafter Aufbewahrung
Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?
- Verwerfung der Buchführung:
Das Finanzamt kann Ihre Buchhaltung für nicht ordnungsgemäß erklären – Schätzungen der Besteuerungsgrundlage drohen. - Straf- oder Bußgeldverfahren:
Bei groben Verstößen kann es zu Steuerstrafverfahren oder Bußgeldern kommen. - Verlust der steuerlichen Anerkennung von Ausgaben:
Fehlt z. B. die ordnungsgemäße Archivierung von Eingangsrechnungen, können Ausgaben nicht geltend gemacht werden.
Erstmalig sind die GoBD zum 1.1.2025 in Kraft getreten und wurden regelmäßig aktualisiert. Erstveröffentlichung erfolgte im BMF‑Schreiben vom 14. November 2014 (Aktenzeichen IV A 4 – S 0316/13/10003), veröffentlicht im Bundessteuerblatt 2014 I S. 1450. Die Neufassung im BMF‑Schreiben vom 28. November 2019, gültig ab 1. Januar 2020. Die letzten Änderungen erfolgten mit dem BMF‑Schreiben vom 11. März 2024, in Kraft seit 1. April 2024
