Transparenzregister Eintragungspflicht – Erklärung, Frist und Anleitung

Das deutsche Transparenzregister, auch bekannt als „Transparenzregister nach dem Geldwäschegesetz (GwG),“ ist ein staatliches Register, das dazu dient, Informationen über Wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen und anderen juristischen Personen zu sammeln und transparent zu machen. Das Ziel des Registers ist es, Geldwäsche und die Finanzierung von Terrorismus zu bekämpfen, indem es sicherstellt, dass die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und anderen Rechtsträgern leicht identifiziert werden können.

Die Eintragungspflicht im deutschen Transparenzregister betrifft in erster Linie Unternehmen und andere juristische Personen. Dies können beispielsweise Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Stiftungen, Vereine und Trusts sein. Die Pflicht zur Eintragung im Transparenzregister besteht für alle Rechtsträger, die in Deutschland gegründet oder tätig sind und die folgenden Kriterien erfüllen:

1. Unternehmen: Alle deutschen juristischen Personen des Privatrechts, also beispielsweise GmbHs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) oder Aktiengesellschaften (AGs).

2. Personengesellschaften: Dazu gehören GbRs (Gesellschaften bürgerlichen Rechts), OHGs (Offene Handelsgesellschaften) und KGs (Kommanditgesellschaften).

3. Stiftungen: Sowohl gemeinnützige als auch nicht gemeinnützige Stiftungen.

4. Vereine: Alle Arten von Vereinen, einschließlich gemeinnütziger Vereine.

5. Trusts: Trusts, die in Deutschland Vermögenswerte halten oder tätig sind.

Die Eintragungspflicht bezieht sich auf die Angabe der Wirtschaftlich Berechtigten, das sind die natürlichen Personen, die letztlich hinter einem Unternehmen oder einer anderen juristischen Person stehen und von denen erheblicher Einfluss oder Kontrolle ausgeht. Diese Angaben sollen sicherstellen, dass es möglich ist, die tatsächlichen Eigentümer und Verantwortlichen von Unternehmen und Rechtsträgern nachzuverfolgen und zu identifizieren.

Die Übergangsfrist bis zu der sich jeder eingetragen haben muß endete am 30.06.2022.

Ab 1.7.2022 gilt nach dem Geldwäschegesetz (GwG, § 20 Abs. 1 und 2 GwG) folgende Frist:

• Die Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister muss unverzüglich nach der Gründung oder Änderungen z.B. neue Gesellschafter, neue Verteilung von Anteilen, Änderungen bei der Geschäftsführung erfolgen.
• „Unverzüglich“ bedeutet im rechtlichen Sinn ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 BGB).
• In der Praxis wird von Aufsichtsbehörden und dem Bundesverwaltungsamt eine Frist von ca. 3–4 Wochen nach Eintragung ins Handelsregister als noch zulässig angesehen.

👉 Das heißt:
Sobald die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, sollte die Eintragung ins Transparenzregister sofort vorgenommen werden. Ein Abwarten von mehreren Monaten ist nicht zulässig.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Nichterfüllung der Pflicht zur Eintragung im Transparenzregister strafrechtliche und bußgeldrechtliche Konsequenzen haben kann. Unternehmen und Rechtsträger sollten daher sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die erforderlichen Informationen im Transparenzregister korrekt und rechtzeitig hinterlegen. Verstöße gegen die Mitteilungspflicht können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 150.000 € (bei schwerwiegenden, systematischen oder wiederholten Verstößen sogar deutlich höher) geahndet werden. Zusätzlich werden Bußgelder öffentlich auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamts bekannt gemacht („Naming & Shaming“).

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung & Eintragung

1. Registrierung des Nutzerkontos

• Besuchen Sie transparenzregister.de und klicken Sie auf „Registrieren“ Transparenzregister.
• Geben Sie eine aktuell gültige E-Mail-Adresse der Firma ein und wählen Sie „Nutzerkonto erstellen“ als Ziel (z. B. für Eintragungen vornehmen)
• Bestätigen Sie die Aktivierungsmail – der Link ist i. d. R. 24 Stunden gültig; ggf. auch Spam-Ordner prüfen oder „transparenzregister.de“ als sicheren Absender festlegen.
• Vergeben Sie ein sicheres Passwort (8–50 Zeichen, mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen; keine Leerzeichen/Punkte/Binde- oder Schrägstriche; nicht nur Ziffern)

2. Anmeldung & Basis-Daten des Unternehmens

• Nach dem Login stehen Ihnen im Bereich „Meine Aktionen“ diverse Optionen zur Verfügung:
  • Eintragungen vornehmen (wirtschaftlich Berechtigte melden)
  • Eingereichte Aufträge verwalten (Status einsehen)
• Optional: Unter „Mein Nutzerkonto“ können Sie Passwörter, E-Mail-Adresse, Nutzerdaten oder Rechnungsdaten ändern

3. Eintrag der Rechtseinheit (z. B. GmbH)

• Starten Sie den Einreichungsassistenten über „Wirtschaftlich Berechtigte eintragen und verwalten“ im „Meine Aktionen“-Bereich.
• Suchen Sie Ihre Rechtseinheit über Handelsregisterdaten; das System ordnet diese automatisch zu.
• Ergänzen Sie fehlende Adress- und Kontaktdaten und legen Sie die Rechtseinheit im Register an.

4. Eintragung aller Wirtschaftlich Berechtigter

• Wählen Sie im Assistenten „Erstmalig wirtschaftlich Berechtigte“ hinzufügen.
• Wirtschaftlich Berechtigte sind immer natürliche Personen, die letztlich Eigentum oder Kontrolle ausüben. Juristische Personen (z. B. eine GmbH oder ein Verein) können selbst nie wirtschaftlich Berechtigte sein. Wenn also z. B. eine GmbH Gesellschafterin einer anderen GmbH ist, muss weiter durch die Beteiligungsketten hindurch ermittelt werden, welche natürlichen Personen dahinterstehen (Gesellschafter, Anteilseigner, kontrollierende Personen).
• Für jede natürliche Person, die wirtschaftlich Berechtigter ist, müssen folgende Angaben gemacht werden:
  • Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit
  • Art des wirtschaftlichen Interesses: Kapitalanteil > 25 %, Stimmrechte > 25 %, oder sonstiger Kontroll-Einfluss.
• Wenn sich trotz aller Prüfung keine natürliche Person mit > 25 % Anteilen, Stimmrechten oder auf sonstige Weise bestimmendem Einfluss feststellen lässt, oder wenn nur andere Gesellschaften beteiligt sind, ohne dass eine natürliche Person mit mehr als 25 % herauskommt, dann gilt der gesetzliche Fallback nach § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG: Es sind die gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner der Vereinigung als „fiktiv wirtschaftlich Berechtigte“ einzutragen. Das heißt konkret: In diesem Fall muss der Geschäftsführer der GmbH (bzw. mehrere Geschäftsführer, falls vorhanden) als wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister eingetragen werden.
• Nach Prüfung der Übersicht bestätigen Sie die Angaben durch Klick auf „Mitteilung absenden“ – damit ist die Eintragung offiziell abgeschlossen. Sie erhalten ein PDF „Transparenzregister Eingangsmitteilung“ – dies ist extrem wichtig! Unbedingt speichern. Sie werden von Geschäftspartnern, Banken etc. bei einer Legitimierung nach Ihrer Eintragung gefragt. Damit ist dieses Dokument gemeint. Sie haben im Nachgang aber keine Chance es nochmal zu generieren, falls Sie es vergessen haben zu speichern oder verloren haben. Der einzige Weg ist dann eine Selbstauskunft zu beantragen.

6. Pflichten fortlaufend erfüllen

• Änderungen wie Gesellschafterwechsel, Kapitalerhöhungen oder Verkaufsanteile müssen unverzüglich nachgetragen werden.
• Unstimmigkeiten in Einträgen sind umgehend zu korrigieren (Unstimmigkeitsmeldung abazugeben ist möglich).
• Sie können über „Eingereichte Aufträge“ jederzeit den Status einsehen – Auftragsnummer, Datum, Status sind einsehbar unter Ihrem Konto.

7. Kosten / Gebühren

Registrierung und erstmalige Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten direkt sind gebührenfrei.

Seit 2024 fällt für Eintragungen eine Jahresgebühr von 19,80 € netto (ohne UST) an; die Rechnung kommt vom Bundesanzeiger Verlag.